האירועים שלנו

14 טיפים לבחירת קבלני משנה – איך להפחית סיכונים ולהגדיל רווחים בענף הבנייה

חזרה לכל מאמרים > facebook twitter plus mail fax

1

אחד הקונספטים הכי אפקטיביים לניהול של פרויקט בנייה הוא זה שנקרא בקרה פנימית. לפי תפיסת הבקרה הפנימית, אף עובד לא אמור לשלוט באופן מלא על כל תהליך הפרויקט ובכול תהליך צריכה להתקיים הפרדה נאותה בין תחומי האחריות שיוטלו על העובדים המעורבים. על ידי ביזור האחריות בין העובדים יוכלו חברות להפחית את הסיכונים להונאה. באופן מעשי, המשמעות היא ששלבי ההכנה, התיעוד והאישור יהיו באחריותם של מספר עובדים ולא של אדם אחד ויחיד.

הנה כמה טיפים לבחירת קבלן משנה שיכולים להמחיש את הקשר שבין בקרה פנימית לתהליכים שמשפיעים על מחזור הכספים של החברה.

בחירת קבלן משנה – עשה ואל תעשה

1. הבטיחו בקרה נאותה על בחירת קבלן המשנה ואישורו, כדי להקטין את הסיכון לחתימת הסכם עם אדם לא מיומן או לבחירת קבלן שזכה ליחס מועדף ממחלקת הרכש של החברה.

2. הפרידו את תהליך הבחירה של קבלן המשנה מתהליך האישור שלו. כלומר, לא לאפשר לאדם אחד להיות אחראי על שתי ההחלטות.

3. חלקו את העבודה בין כמה עובדים כדי להבטיח יושרה של קבלני המשנה ושל הספקים ובכך לתרום ליציבותה הפיננסית של החברה. כך תוכלו לעמוד על המשמר מפני מעשי שוחד אפשריים במקרה שאיש הרכש בוחר תמיד באותם קבלני משנה וספקים.

4. ערכו בדיקות רקע לקראת החתימה על ההסכם עם קבלן המשנה, כולל קבלת דוחות פיננסיים אחרונים, דוחות אשראי וכיוצא באלה.

5. דרשו מכול קבלני המשנה לספק ערבות בסכום העולה על סכום האחריות שהחברה מוכנה לקחת על עצמה. אם חברה נכשלת ולא מבטיחה קבלת ערבות מספקת מהקבלן, היא עלולה להפוך לערבה של קבלן המשנה לתשלום לספקים, כמו גם לאחראית על האיכות ועיתוי סיום העבודה.

6. וודאו שערבות קבלן המשנה היא אמתית ולתת לאיש מקצוע לאמת את האותנטיות שלה. ערבויות מזויפות עלולות לגרום לחברה להפסדים ניכרים.

7. אל תסתמכו אך ורק על מסמך ״שחרור משעבוד״, כי אולי הוא מזויף.

8. שקלו לדרוש את פרטי הספקים של קבלן המשנה על מנת שתוכלו לאמת שקבלן המשנה אכן עובד כרגע עם ספקים אלה.

לאחר שנבחר קבלן המשנה, חשוב שתציבו בקרות שיבטיחו שקבלן משנה שלא אושר, לא יצליח להשתרבב ושכול חריגה וחוסר עקביות ביחס להסכם המקורי יאותרו או יימנעו בזמן.

9. המנעו מקביעת אחראי אחד על קבלת החומרים ואישור החשבוניות. הפרדה תקטין את הסיכון לגזל או תשלום עבור חומרים שמעולם לא התקבלו.

10. השוו בין סכום החשבונית החודשית של קבלן המשנה לסכום שאושר.

11. בדקו כמויות בפועל אל מול כמויות מתוקצבות בכול תחומי הפרויקט וחקרו כל תנודה משמעותית או יוצאת דופן.

12. בחנו את סכומי הכסף מול התקציב שנקבע בכול שלב בפרויקט.

13. הקימו מערך מעקב אחר התשלומים לקבלן המשנה כדי לוודא שאינכם משלמים מעבר לסכום שעליו סוכם.

14. שקלו הקצאת עובד עצמאי לפונקציית הרכש והחשבונות המשולמים בכל תקופה, על מנת שיסקור את רשימת הספקים וקבלני המשנה ואם יזהה שם לא מוכר, יבדוק את הלגיטימיות של אותו ספק.

באופן כללי, נחזור ונזכיר שהמפתח הוא לא להטיל על אדם אחד אחריות ופיקוח בלעדי על התהליך כולו. בנוסף, חשוב לזכור שגם הבקרה הפנימית החזקה ביותר לא תהיה אפקטיבית אם החברה לא תפעל לפי הגדרות הבקרה הפנימית שלה עצמה.

 

כתבות נוספות שעשויות לעניין אתכם

כתבות נוספות שעשויות לעניין אתכם